Aan het einde van het kalenderjaar nemen veel mensen hun (laatste) vakantiedagen op rondom de feestdagen. Maar niet iedereen. Wat kun je dan doen met een openstaand verlofsaldo? Neem je vrije dagen mee naar aankomende jaar? Of laat je ze uitbetalen?
Bij het onderwerp vakantiedagen moet goed onderscheid gemaakt worden tussen de wettelijke en de bovenwettelijke vakantiedagen. Uit de wet vloeit het aantal wettelijke vakantiedagen voort: een werknemer bouwt minimaal vier keer het aantal overeengekomen uren dat hij per week werkt op aan wettelijke vakantie-uren. Bij een 40-urioge werkweek komt dit neer op 4 x 40 uur = 160 uur. Ofwel 20 vakantiedagen. Dit is het minimum aantal vakantiedagen war iedere werknemer in Nederland recht op heeft.
Heeft een werknemer meer vakantiedagen dan het wettelijk minimum, dan spreken we van bovenwettelijke vakantiedagen. Deze vloeien vaak voort uit bijvoorbeeld een cao of uit de individuele arbeidsovereenkomst.
Vakantiedagen laten uitbetalen?
De essentie van vakantiedagen is dat een werknemer kan herstellen en bijkomen van geleverde arbeid. Deze zogenoemde ’recuperatiefunctie’ maakt dat de wettelijke vakantiedagen nooit mogen worden uitbetaald. Wel kan een werknemer eventueel de bovenwettelijke vakantiedagen door zijn of haar werkgever laten uitbetalen. Voorwaarde is wel dat ofwel de cao die mogelijkheid biedt, ofwel dat werkgever en werknemer daar onderling afspraken over hebben gemaakt.
Betaal je daar veel belasting over?
Het uitbetalen van vakantiedagen vormt feitelijk gezien loon. Dit valt voor de Belastingdienst in het bijzondere tarief. Dat bijzondere tarief geldt niet alleen voor uitbetaalde vakantiedagen, maar meer in het algemeen gezegd voor extra uitbetalingen van de werkgever aan de werknemer. Denk naast het uitbetalen van vakantiedagen bijvoorbeeld ook aan uitbetaalde bonussen. Welk percentage bijzonder tarief de Belastingdienst rekent, hangt af van het jaarinkomen van de betreffende werknemer in het voorafgaande belastingjaar. Iemand met een hoger inkomen betaalt meer inkomstenbelasting en ook een hoger percentage bijzonder tarief. Grofweg gezegd betaalt iemand met een modaal inkomen van € 46.500,- bruto per jaar 41,56 procent belasting over zijn vakantiedagen.
Waarom valt het nettobedrag op de loonstrook dan toch vaak tegen? Dat zit als volgt: het percentage bijzonder tarief is in verhouding hoog, omdat hier geen loonheffingskorting zit. Deze loonheffingskorting zit wel op de belasting over het reguliere (basis)loon. Door het ontbreken van de loonheffingskorting, is per saldo het percentage bijzonder tarief loonheffing hoger dan het percentage loonheffing over het reguliere salaris.
Vakantiedagen meenemen of toch opnemen?
Mochten werknemers twijfelen om vakantiedagen te laten uitbetalen, dan kunnen zij de dagen eventueel meenemen naar volgend jaar. Of op de valreep van het kalenderjaar natuurlijk gewoon opnemen. Voor u als werkgever is het goed om te weten hoe het ook alweer zat met het al dan niet meenemen van vakantiedagen naar volgend jaar.
Let op de wettelijke vervaltermijnen: uit de wet vloeit voort dat wettelijke vakantiedagen na een half jaar komen te vervallen, dus vóór 1 juli van het volgende jaar. Check wel de cao even goed als die van toepassing is: in de cao kan namelijk als uitzondering een langere vervaltermijn staan opgenomen. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen veel makkelijker worden meegenomen, namelijk vijf jaar lang.
Ga als werkgever ook coulant om met uitzonderingsgevallen. Denk hierbij aan een werknemer die vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid niet in staat is geweest om al zijn vakantiedagen dit jaar op te nemen. Ten gunste van de werknemer afwijken kan altijd.
Mag uw werknemer zelf bepalen wanneer hij vakantiedagen opneemt?
Nu we het toch over het opnemen, uitbetalen of meenemen van vakantiedagen hebben. Mag uw werknemer zelf bepalen wanneer hij vakantiedagen opneemt? Het antwoord: “ja, tenzij”. Uitgangspunt is dat werkgever en werknemer in onderling overleg het opnemen van vakantiedagen afstemmen, rekening houdend met bijvoorbeeld roosters, (vakanties van) collega’s en drukte op de werkvloer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan seizoen drukte in een specifieke branche. Als werkgever mag u in redelijkheid geen vakanties weigeren, tenzij dit problemen zou opleveren op de werkvloer. Heeft u bezwaar? Geef dit dan binnen twee weken schriftelijk en met redenen omkleed aan bij uw werknemer.